Vous cherchez à engager un assistant virtuel ? Dans cet article, nous allons parler de tout ce que vous devez savoir sur les assistants virtuels – ce qu’ils font, comment les embaucher, quelles tâches vous pouvez leur confier ?

Que fait une assistante virtuelle ?

Les assistants virtuels sont des employés à distance qui prennent en charge des tâches administratives, comme la planification de réunions ou l’organisation de voyages. Un assistant virtuel fournit divers services aux entrepreneurs ou aux entreprises à distance. Des tâches de marketing numérique aux courses personnelles, en passant par la prise de rendez-vous et la gestion d’événements. Vous pouvez presque tout confier à un assistant virtuel, notamment :

• La gestion des médias sociaux ;
• La gestion des événements ;
• La gestion des calendriers, des rendez-vous et des courriels ;
• La préparation de rapports ;
• Les tâches personnelles comme la réservation d’hôtels et de restaurants ;
• Les tâches simples de marketing numérique…

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Paramètres à prendre en compte avant d’engager une assistante virtuelle

Voici comment concevoir un processus de recrutement qui vous permettra d’attirer, d’évaluer et d’embaucher le meilleur assistant virtuel :

Définissez le poste

Lorsque vous décidez d’engager un assistant virtuel, commencez par clarifier les détails concernant :

• Le type d’emploi : Avez-vous besoin d’engager un membre permanent de l’équipe ou un freelance qui peut vous aider sur un projet spécifique ? S’agira-t-il d’un poste à temps plein ou à temps partiel ?
• Le plan de rémunération : Qu’est-ce qui est le plus rentable : payer à l’heure (pour les petites tâches indépendantes), payer par projet (lorsqu’il y a une échéance spécifique) ou proposer des contrats mensuels/annuels (lorsque vous engagez des employés à long terme pour s’occuper de diverses tâches) ?
• Compétences requises : Quelles sont les compétences nécessaires pour ce poste ? Par exemple, devez-vous embaucher un généraliste capable d’effectuer un large éventail de tâches administratives ou est-il préférable de rechercher des candidats spécialisés dans des tâches telles que la comptabilité ou la recherche en ligne ?

Créez une description de poste d’assistant virtuel

Voici comment créer une description de poste claire et bien structurée pour un assistant virtuel :

• Décrivez le profil de votre candidat idéal ;
• Mentionnez également les compétences générales essentielles, comme les aptitudes à la communication et la capacité à travailler de manière indépendante ;
• Veillez à inclure des informations utiles, comme votre mission et vos valeurs ou une description rapide de vos équipes et de vos principaux clients ;
• Si votre nouvelle recrue travaille à distance, pensez aux compétences dont elle a besoin pour être productive.

Évaluez les candidats au poste d’assistant virtuel

Le recrutement d’employés à distance peut s’avérer difficile, car vous n’avez pas l’occasion de rencontrer et d’interagir avec les candidats en personne. À la place, vous pouvez utiliser des logiciels vidéo comme Jobma et Spark Hire ou des outils plus simples comme Hangouts et Skype. En amont, ne bonne façon d’évaluer les compétences non techniques, comme le sens de l’organisation ou le souci du détail, est d’utiliser des missions qui simulent des tâches professionnelles réelles. Par exemple, demandez aux candidats de rechercher des options pour un type de logiciel que vous envisagez d’acheter :

• Les candidats qualifiés doivent analyser et présenter différents produits en tenant compte des prix et des caractéristiques.
• Les meilleurs candidats créeront une liste détaillée où vous pourrez facilement comparer les options.
• Donnez des points supplémentaires aux candidats qui vont plus loin et recommandent les meilleurs produits en fonction de leurs caractéristiques et de leurs besoins.

Si vous avez besoin d’aide pour créer des missions pour vos candidats, utilisez des outils d’évaluation du recrutement qui offrent un large éventail de tests de pré-embauche pour vous aider à prendre de meilleures décisions d’embauche.